Time management - 4. časť

Seriál Time management má už svoju štvrtú časť. Pokúšam sa v ňom popísať praktické skúsenosti pri zavádzaní poznatkov z knihy Tima Ferrisa 4 hour work week do praxe. V poslednej časti som sľúbil, že popíšem výstupy z čísel. Dnes teda bude v príspevku reč čísel. Konkrétne percentá a konkrétne čísla pre jednotlivé typy prác.

Typy prác som si zadefinoval preto, aby som mohol ten daný typ prác lepšie delegovať. Problém pri delegovaní je často ten, že nie je jednoznačne popísaná práca. Myslím tým, že osoba, ktorá má delegovanú prácu vykonať, nevie čo má robiť. Druhým problémom je nevyjasnená kompetencia, ale to je na iný príspevok.

Vyhodnotenie

Celý čas, ktorý spadol do hodnotenia nastavme na 100, aby sa lepšie počítalo.

Rozdeľovanie práce

Na to, aby som vedel, čo mám robiť, si potrebujem sadnúť a spísať, čo všetko treba urobiť. Tieto úkony si zapíšem do chlievikov rozdelených podľa typov prác, uvedených nižšie. Túto činnosť robievam večer. Keď je všetko pohromade,  ráno prídem do práce, a začnem pracovať na dopytoch, aby ľudia, ktorí majú na starosti ceny, mi dali dokopy všetky vstupy a ja si ich len poobede pozbieram a následne dám dokopy kalkuláciu. Rozdeľovanie práce mi trvá 20,6 % celkového času.

Dopyt

Keď klient napíše prvý krát do firmy, chce často vytvoriť kalkuláciu. To je dopyt od klienta. Aby som mohol urobiť kalkuláciu, musím zistiť všetky podrobnosti zadania od klienta, preformulovať tak, aby rozumeli všetci dodávatelia a vypýtať cenu na jednotlivé úkony. Toto všetko je práca, ktorá je zahrnutá v kategórii dopyt. Celkovo som strávil nad dopytmi 5,2 % času.

Kalkulácie

Keď prídu všetky podklady od dodávateľov (či už interných, alebo externých), Je potrebné vytvoriť kalkuláciu. Tie opäť potrebujú byť v tvare takom, aby klient rozumel a zároveň takom, aby boli popísané všetky úkony ktoré budeme robiť. Pri vytváraní kalkulácií som strávil 13 % času.

Objednávky

Aby zákazka mohla celá zbehnúť, je potrebné vystaviť internú, či externú objednávku. Uvedená činnosť zaberie 18,7 % času.

Faktúry

Po zrealizovaní zákazky vystavím faktúru. Pri vytváraní faktúr strávim 3,8 % času. Aj keď to nie je veľa, v tomto prípade by bolo fajn, keby vytváranie faktúr podporoval systém. Ale to už je otázka na systémové nastavenie práce v mojom zamestnaní.

Ďalšie

Všetky činnosti, ktoré som nevedel nijako systematizovať, alebo sa objavia raz za čas (ako napríklad kontrola materiálov, zmluvy na podpis a pod.), som dal do kategórie ďalšie. V tejto činnosti som strávil 34 % času.

Čas, ktorý niekam zmizol

Človek v práci nie vždy pracuje. Niekedy ide na obed, niekedy zas na záchod a niekedy si potrebuje urobiť kávičku, či si len tak urobiť prestávku. S hrôzou som zistil, že v tejto oblasti mám čo zlepšovať, pretože mi tu niekde "zmizlo" 13 % času.

Možnosti na delegovanie

Nie všetky činnosti sú delegovateľné. Také rozdeľovanie práce v tomto momente za mňa nikto neurobí. Okrem toho, ten kto rozdeľuje prácu je šéf, takže túto činnosť si ponechám. Čo možné delegovať je, sú činnosti - kalkulácia, dopyt, objednávky, faktúry. Ak by som tieto činnosti delegoval, uvoľnilo by sa mi 40 % času. To je úžasné.

Nedostatky

Príliš veľa času strávim nad činnosťami ďalšie. Možno by som mal nájsť systematickosť aj v iných činnostiach, ako v tých, uvedených vyššie. Momentálne sa ten pomer ešte zvýšil, keď riešim naozaj veľa vecí, ktoré dokonca podľa môjho názoru nespadajú do mojej kompetencie. Aby som však toto celé upratal, prejde veľa času. Je to proste vec, nad ktorou musím porozmýšľal a dal ju do poriadku.

Záver

Sledovanie času pre jednotlivé činnosti mi umožnilo pozrieť sa na moju prácu čo najsystematickejšie. Opäť mám niekoľko nápadov, ako by sa dalo zlepšiť činnosť v práci, kde robím. Niečo môžem urobiť ja, niečo je v kompetencii programátora a niečo by muselo urobiť vedenie. Moja najbližšia výzva sa týka delegovania niektorých delegovateľných prác.